如何在 Teams 中啟用 AI 筆記

簡答： Teams 中的 AI 筆記功能在管理員啟用正確的 Copilot 和轉錄策略後才能發揮最佳效果，然後組織者需要啟用「引導者」功能或在支援的會議中使用「回顧」功能。如果許可、轉錄或會議類型設定不正確，筆記可能不會顯示或可能不完整。

重點總結：

管理員控制： 在希望出現 AI 備註之前，請先檢查 Teams 會議策略。

許可證檢查： 將「Facilitator」、「Recap」和「Copilot」功能與正確的授權進行配對。

轉錄要求： 當會後 AI 筆記很重要時，請啟用並運行轉錄功能。

會議安排： 利用已安排好、有專人指導且議程清晰的會議來提高效率。

人工審核： 在分享筆記之前，先確認姓名、決定、截止日期和敏感細節。

1. Teams 中的 AI 筆記是什麼意思🤖

在深入了解 如何在 Teams 中啟用 AI 筆記，您需要區分三個外觀相似的功能：

• 會議期間由 AI 產生的筆記 - 通常由 Teams 會議中的 Facilitator 提供支援。

• 會議回顧中的 AI 筆記 - 會議或活動結束後顯示的筆記和後續任務。

• Copilot 會議記錄 - 透過 Microsoft 365 Copilot 從會議聊天或總結體驗產生的記錄。

會議主持人可以 產生即時 AI 筆記、總結關鍵決策、記錄未決問題、在會議聊天中回答問題並協助管理任務。微軟表示 功能需要 Microsoft 365 Copilot 許可證 ，但會議內部參與者可以在其運行後看到即時更新。

這種區別很重要，因為一個人說的「AI筆記」可能指的是介面美觀的即時筆記面板，而另一個人說的「AI筆記」指的是會後顯示的AI筆記標籤頁。真是殊途同歸。.

2. 在 Teams 中啟用 AI 筆記前的快速檢查清單 ✅

這裡有個枯燥但很重要的細節。 AI備註不會因為有人點擊了「加入」就憑空出現。通常你需要相應的授權、正確的管理策略、啟用轉錄功能，以及支援該功能的會議格式。.

請先檢查以下內容：

• 您的組織擁有 Microsoft 365 Copilot ，用於即時引導員 AI 筆記，或 Teams Premium / Copilot ，用於使用智慧回顧功能。

• Teams 會議政策允許進行轉錄。.

• Copilot 未被管理員策略屏蔽。.

• 這是一次已安排的 Teams 會議，該功能在該會議中得到支援。.

• 組織者或主持人有權開啟相關的AI功能。.

• 會議時間足夠長，並且已轉錄，如果您需要會後人工智慧筆記，可以隨時查看。.

微軟的 Teams Premium 授權文件將「檢視會議中 AI 產生的筆記和任務」列為 AI 支援的通訊功能，而其「引導者」指南則單獨指出，需要 Microsoft 365 Copilot 才能新增或啟用「引導者」功能。

當然，這裡有一個小小的限制： Recap 中的 AI 註釋僅適用於持續時間超過五分鐘且以英語轉錄的事件，微軟也指出，格式可能會因轉錄語言的不同而有所差異。

3. 管理員如何在 Teams 中啟用 AI 筆記 🛠️

對於管理員來說， 如何在 Teams 中啟用 AI 備註， 首先需要在 Teams 管理中心進行，而不是在會議內部。很多人在這裡就卡住了。他們一直在尋找 AI 備註按鈕，但後台策略卻悄悄地阻止了這項功能。

管理員路徑通常為：

1. 開啟 Teams 管理中心。

2. 參加 會議。

3. 選擇 會議政策。

4. 選擇現有保單或建立新保單。.

5. 找出 “錄音與轉錄” 部分。

6. 找到 副駕駛 設定。

7. 請選擇以下選項之一：

   • 在

   • 需要保存成績單

   • 預設已儲存成績單

   • 離開

8. 儲存策略並確保將其指派給正確的使用者。.

微軟的管理員指南 列出了 Copilot 會議策略設置 ，並解釋轉錄策略會影響 Copilot 在會議期間和會議結束後是否能夠運作。

您還需要確認轉錄功能是否可用。 Teams 轉錄是一項 策略控制功能，會議、網路研討會或全體員工大會的轉錄功能需要由組織者和發起轉錄的使用者共同啟用相應設定才能產生轉錄文字。

人們常常忽略這部分，然後把責任推給 Teams。有時候 Teams 的確應該要承擔責任，但並非總是如此。.

4. 如何在 Teams 中啟用 AI 備註以安排會議📅

對於會議組織者來說，最簡單的方法是在會議開始前準備好 AI 備註。這樣一來，Teams 就能更順暢地運行，就像一隻吃飽喝足的貓一樣。.

安排日程時新增協調員：

1. 在 Teams 中開啟行事曆。

2. 選擇 “新建”。

3. 打開 Teams 會議 開關。

4. 選擇 選項。

5. 前往 Copilot 和其他 AI。

6. 請確保 「允許副駕駛和協助者」 設定為以下任一選項：

   • 僅在會議期間

   • 會議期間及會後

7. 打開 “協調員” 開關。

8. 選擇 “應用”。

微軟的 「主持人」說明指出，這是安排會議的路徑，並且還指出，「主持人」只能添加到已安排的會議中，而不能添加到頻道會議、即時會議或 Teams 通話中。

一份好的會議邀約也很有幫助。在邀請描述或會議記錄中新增簡單的議程。主持人可以查看邀請或會議記錄中的議程，並用它來幫助組織討論。這雖然不是萬能的，但當你的會議中出現太多「還有一件事」的情況時，它就非常有效了。.

5. 如何在 Teams 直播會議中啟用 AI 筆記 🎙️

也許你在安排會議時忘記啟用它了。這種情況時有發生。你打開會議，有人問“AI能做筆記嗎？”，然後突然所有人都用一種彷彿組織者掌控一切的眼神看著他。.

會議期間啟用主持人模式：

1. 加入 Teams 會議。.

2. 從會議控制項中選擇「更多操作」 。

3. 選擇 “啟用引導者”。

4. 如果 Teams 詢問，請選擇會議語言。.

5. 請稍等幾分鐘，筆記就會開始顯示。.

啟用「引導者」功能後，「備註」圖示會發生變化，表示人工智慧產生的備註已啟動。微軟表示，備註 不會立即顯示，可能需要幾分鐘時間， 因為它們是基於轉錄文字中記錄的討論內容而產生的。

一個重要的角色細節： 行動端參與者可以看到即時筆記，但只有在桌面端或網頁端使用 Teams 的組織者或演示者才能在會議期間開啟或關閉主持人功能。

所以，如果有人在出租車上用手機加入群組，並詢問為什麼無法激活，這可能是原因。煩人嗎？是的。合乎邏輯嗎？基本合乎邏輯。.

6. 如何在 Teams 會議後找到 AI 筆記 🔎

會議結束後，會議記錄不會消失在茫茫的會議資訊中。您通常可以在會議聊天記錄或會議回顧中找到它們。.

會後審核人工智慧產生的內容：

1. 在 Teams 中開啟聊天視窗。

2. 選擇會議聊天。.

3. 選擇頂部的“回顧” 。

4. 根據租戶的體驗，選擇「備註」或「AI備註」 。

微軟表示，會議結束後，與會者可以 透過會議聊天記錄和會議記錄存取 。人工智慧產生的會議記錄儲存在 Microsoft Loop 頁面中，與會者可以在會前、會中或會後編輯該 Loop 頁面。

對於更廣泛的 Recap AI 筆記功能，微軟表示，用戶可以 來查看手動和 AI 生成的筆記以及後續任務 ，前提是會議符合轉錄要求。

這就是為什麼 AI 筆記不僅僅是會議噱頭的地方。您可以提取決策、任務、遺漏的背景資訊和後續事項，而無需像調查小型辦公室犯罪現場一樣重新播放整個對話🕵️。.

7. 比較表格：在 Teams 使用 AI 筆記的方法 📊

方法/特徵	最適合	主要要求	你將獲得什麼	有點煩人
主持人即時AI筆記	需要邊發言邊做筆記的會議	Microsoft 365 Copilot 許可證	即時筆記、決策、問題、任務	需要支援的會議類型－並非所有會議都適用
回顧中的人工智慧筆記	會後交流	符合條件的會議記錄	筆記、任務、回顧內容	如果轉錄缺失，則不會顯示。
副駕駛“產生會議記錄”	會後快速總結	Microsoft 365 Copilot	關鍵議題和行動項目	當然，你還是需要核實一下。
手動團隊筆記	簡單的內部會議	基本會議記錄存取權限	議程、筆記、任務	總得有人寫下這句話，雖然悲哀，但卻是事實。
錄音及文字稿	審核和合規工作流程	已啟用錄音/轉錄策略	可搜尋的文字稿和播放上下文	可能引發儲存和隱私問題

微軟針對 Copilot 產生的會議記錄提供的支援指南指出，使用者可以從會議聊天中選擇 Copilot，選擇更多提示， 產生會議記錄，複製會議記錄，然後將其貼到其他地方。指南還提醒用戶驗證 AI 輸出，因為 AI 輸出可能不正確。

8. 提升 Teams 中 AI 筆記效果的最佳會議設定🧠

了解 如何在 Teams 中啟用 AI 筆記 只是成功的一半，而取得有價值的筆記才是另一半。 AI 在建造結構方面表現尚可，但它並非戴著耳機就能讀懂人心，需要清晰明確的輸入。

使用以下設定：

• 會前製定清晰的議程。.

• 大聲說出決定：“決定：我們將在下週啟動試點計畫。”

• 口頭指定負責人：“Maya負責跟進財務事宜。”

• 轉換話題前請稍作停頓。.

• 避免五個人互相打斷說話。是的，這目標很遠大。.

• 使用一致的名稱，可以更清楚地劃分任務責任。.

• 盡可能保持會議用語的一致性。.

• 在廣泛傳播之前，請先檢查筆記。.

主持人可以 從會議邀請或 Loop 會議記錄中發現議程，並有助於在會議期間追蹤議程主題。

一個悄悄有效的小技巧：就像給疲憊的助理講解一樣，清楚地陳述你的待辦事項。語氣不要生硬，要簡潔明了。 「待辦事項：Jordan 將發送更新後的簡報。」 這樣的句子能讓 AI 筆記不再那麼含糊不清。.

9. AI筆記不顯示的常見問題⚠️

如果 Teams 中缺少 AI 備註，請勿立即斷定功能故障。雖然有可能確實如此，但也存在一些常見的阻礙因素。.

常見原因包括：

• 您沒有 Copilot 或 Teams Premium 會員資格 來使用您嘗試使用的功能。

• Teams 會議策略中已停用副駕駛功能。

• 組織者或發起者已停用轉錄功能。

• 會議時間太短， 無法用 Recap AI 做筆記。

• 會議沒有文字記錄。.

• 不支援的會議類型，例如主持人的頻道會議。

• 角色錯誤，例如與會者試圖扮演主持人的角色。

• 外部參與者限制.

• 敏感標籤或加密 阻止議程提取。

微軟的文件指出，Teams 使用 活動記錄、出席數據和 PowerPoint Live 數據 來提供 AI 驅動的智慧回顧功能，因此缺少記錄數據可能意味著缺少 AI 回顧價值。

請注意，只有使用電腦或網頁的組織者和簡報者才能在會議期間啟用或停用即時主持人備註功能。行動用戶可以查看即時備註，但無法以相同方式啟用該功能。.

10. 隱私、權限和「請驗證此內容」規則🔐

AI筆記雖然有用，但它們並非法律速記員、合規官，也不是你那位最注重細節的同事。它們由會議數據生成，可能會遺漏上下文、措辭生硬，或者將雜亂的討論整理成看似自信實則大部分內容都不正確的總結。.

微軟表示， Teams 回顧中 AI 產生的內容是基於事件記錄，並由 GPT 和其他 AI 模型提供支持，因此可能存在不準確、不完整或不恰當的情況。

所以實際操作的規則很簡單：

• 在將AI筆記發送給客戶之前，請先進行審核。.

• 核對決定、數字、名稱和截止日期。.

• 在儲存或轉發敏感資訊前，請務必確認其準確性。.

• 避免將 AI Notes 作為法律、人力資源、財務或監管決策的唯一記錄。.

• 請確保與會者了解轉錄和人工智慧生成的摘要政策。.

Teams 也提供 會議選項和敏感會議內容的管理控制，包括與複製、轉發、錄製、轉錄和 AI 產生的見解相關的控制。

保持一點謹慎是有益的。不是那種杞人憂天的妄想，而是那種「也許不該在沒看過的情況下就把未經處理的人工智慧分析報告貼到董事會備忘錄裡」的謹慎。.

11. 團隊管理員和經理的部署技巧🚀

推出 AI Notes 時，不要只是簡單地打開開關，然後指望每個人都像培訓影片裡那樣行事，這樣才能取得最佳效果。.

一個簡單的推廣計劃：

1. 選擇一個小型試點小組。.

2. 確認許可證和政策。.

3. 為該組啟用轉錄和 Copilot 設定。.

4. 建立測試會議。.

5. 試試即時主持人筆記功能。.

6. 試試會後回顧 AI 筆記功能。.

7. 記錄使用者看到的具體步驟。.

8. 撰寫一份簡短的內部「何時使用 AI Notes」指南。.

9. 加入隱私提示。.

10. 問別人甚麼讓他們感到困惑，因為他們會告訴你，而且會大聲說出來。.

之所以要進行試點，是因為 Teams 的使用體驗會因授權協議、管理策略、會議類型、用戶端版本和組織設定的不同而有所差異。它並非一鍵式解決方案，而更像是一個裝滿按鈕的抽屜，有些按鈕的標識比其他按鈕更清晰。.

12. 快速解答：如何在 Teams 中啟用 AI 筆記 🏁

以下是如何在 Teams 中啟用 AI 筆記的簡短版本：

管理員須知：

• 前往 Teams 管理中心。

• 公開 會議 > 會議政策。

• 在 錄音和轉錄，啟用正確的 Copilot 策略。

• 請確保允許轉錄。.

• 將策略指派給合適的使用者。.

致組織者：

• 建立一個已安排的 Teams 會議。.

• 開啟 選項 > 副駕駛和其他人工智慧。

• 將「允許副駕駛和協助者」選項設定為啟用。

• 啟用 引導功能。

• 應用程式設定。.

會議期間：

• 選擇 更多操作。

• 選擇 “啟用引導者”。

• 請稍等幾分鐘，人工智慧產生的筆記就會出現。.

會後：

• 開啟會議聊天視窗。.

• 前往 回顧頁面。

• 選擇 筆記 或 AI筆記。

這是簡化版。實際版還包括檢查授權、策略、轉錄、角色，以及 Teams 是否發生故障。.

結語💬

在 Teams 中啟用 AI 筆記 並不難，只要所有步驟都設定好就好，但很容易把各個步驟搞混。管理員控制策略門禁。組織者控制會議設定。演示者和組織者可以在支援的會議中啟用主持人功能。轉錄功能為 AI 提供了工作基礎。會議回顧功能讓會議內容可以搜尋、快速瀏覽，而且——理想情況下——不會讓人感到資訊過載。

最佳設定其實很簡單：啟用合適的策略，開啟轉錄功能，合理安排會議時間，在需要即時記錄時使用主持人功能，並在將其奉為圭臬之前仔細審核輸出結果🪨。 AI 筆記固然非常有用，但它們畢竟是機器記錄的，記錄的是人類互相打斷的情況。所以，是的，可以使用它們。但要保持一定的警覺。.

真實案例：使用 AI Notes 進行每週客戶專案會議🧾

設想

想像一下，一家小型網路公司每週與客戶進行一次 45 分鐘的 Teams 會議。同樣的問題不斷出現：決策淹沒在聊天記錄中，待辦事項記不太清，每次會議結束後，總有人要花 20-30 分鐘整理雜亂的筆記，寫成客戶報告。.

這是一個虛構卻又貼近現實的例子。該機構使用 Teams 中的 AI Notes 功能產生會議記錄初稿，然後由專案經理審核，最後才提交給客戶。這最後一點至關重要。 AI 的角色是協助處理繁瑣的行政工作，而不是取代真正了解專案的人員。.

會議已在 Teams 中安排，轉錄功能已啟用，主持人角色也已在通話開始前開啟。這與文章的主要觀點相符：當許可證、會議策略、轉錄和會議設定全部就緒時，AI 筆記才能發揮最佳效果。.

助理需要什麼

為此，組織者準備了：

這是事先安排好的Teams會議，而不是臨時召開的電話會議。.

會議邀請函中的簡短議程。.

會議已啟用轉錄功能。.

會議開始前，主持人已開啟。.

專案經理被指派審核人工智慧筆記。.

一份簡單的審核清單，包括姓名、日期、費用、截止日期和客戶決定。.

一份好的議程可能如下所示：

議程：

回顧上週的工作成果。.

確認首頁文案更改。.

決定是否保留或移除定價頁面影片。.

為發布任務指定負責人。.

確認下次審核日期。.

這比籠統的「專案進度追趕」邀約更有條理，也更有利於人工智慧的工作。此外，它還能幫助人類保持更清晰的思路，這當然是件好事。.

範例說明

會議開始時，主辦單位可以說類似這樣的話：

「我們今天使用人工智慧產生的筆記來記錄決策和行動事項。請清晰地陳述決策，註明每項任務的負責人姓名，並儘可能標明截止日期。我們會在會後審核筆記，然後再分享。”

會議期間，專案經理可以明確列出行動事項：

“決定：我們將保留定價頁面視頻以供發布。”

“行動事項：Priya 將於週四下午 3 點前發送修改後的主頁文案。”

“待辦事項：Mark 將在周五之前檢查分析標籤是否正常觸發。”

乍看之下可能有點正式，但這能為人工智慧提供清晰的入口點。輸入的是模糊的討論，輸出的也是模糊的筆記。輸入的是明確的決策，輸出的則是實用的筆記。.

如何測試它

在全團隊推廣之前，先進行一次小規模的三次會議測試。.

會議 1：僅使用普通紙質筆記。.

第二次會議：使用 AI 筆記，但沒有結構化的議程。.

會議 3：使用 AI 筆記，採用清晰的議程和口頭行動項目格式。.

每次會議結束後，檢查以下內容：

製作最終可供客戶使用的筆記需要多長時間。.

需要糾正的行動項有多少？.

截止日期是否正確記錄。.

是否每個任務都分配給了合適的負責人。.

摘要中是否包含任何未達成一致的內容。.

審閱者在將任何內容對外發送之前，應將人工智慧產生的註釋與文字稿進行比對。這點對於涉及金額、時間安排、法律措詞、審批或客戶承諾等事項尤其重要。.

結果

以下結果是根據三個時長均為 45 分鐘的專案會議樣本的計時：

僅供參考：產生乾淨的用戶端更新需要 28 分鐘。.

AI 筆記沒有明確議程：17 分鐘用於回顧和整理筆記。.

AI Notes 包含議程和清晰的語音行動項目：9 分鐘即可審查並發送最終更新。.

與人工流程相比，這預計每次會議可節省 19 分鐘。每月四次與客戶的會議，一位專案經理每月大約可以節省 76 分鐘。.

品質檢查與節省時間同等重要。在這個範例測試中，結構化的AI筆記版本正確記錄了9項行動事項中的8項。唯一的錯誤是截止日期，需要手動修正。正因如此，AI筆記應該被視為一份可靠的初稿，而非最終的權威來源。.

可能出現什麼問題

最常見的錯誤是語言表達含糊不清。如果有人說“我們下週處理這件事吧”，人工智慧可能不知道“這件事”指的是誰，也不知道“下週”具體指的是什麼時候。.

其他風險包括：

任務分配給了錯誤的人。.

一個溫和的建議被寫成了一個堅定的決定。.

錯過截止日期或聽錯截止日期。.

敏感的客戶訊息出現在廣泛傳播的筆記中。.

由於沒有會議記錄，會後總結的內容顯得不夠詳盡。.

主辦單位認為人工智慧筆記看起來整齊，所以就一定是正確的。.

解決方法雖然不太吸引人，但很有效：使用審查清單，在會議結束前確認行動事項，並且不要將原始的 AI 筆記直接發送給客戶。.

實用要點

Teams 中的 AI 筆記功能在會議進行得當的情況下效果最佳。新增議程，啟用合適的設置，清晰地表達決策，並指定一人負責審核。做到這些，AI 筆記就能在幾分鐘內將雜亂的會議記錄轉化為可用的後續文件，而無需創建另一個需要大家之後討論的文檔。.

常問問題

身為管理員，如何在 Teams 中啟用 AI Notes？

管理員要啟用 Teams 中的 AI 筆記功能，請先進入 Teams 管理中心。前往“會議”，開啟“會議策略”，然後查看“錄製和轉錄”部分。確保已允許 Copilot 訪問，並已為相應的用戶啟用轉錄功能。此外，還需要將該策略指派給有權存取 AI 筆記的使用者。.

我在 Teams 中使用 AI Notes 需要哪些授權？

許可證取決於您要使用的 AI 筆記功能。使用 Facilitator 的即時 AI 產生筆記通常需要 Microsoft 365 Copilot。 Recap 中的 AI 筆記可能需要 Teams Premium 或 Copilot 存取權限。在許多組織中，管理員在確認功能可用之前，應同時檢查許可和會議策略。.

為什麼我的 Teams 會議中沒有顯示 AI 備註？

如果 Copilot 功能已停用、轉錄功能已封鎖或會議類型不受支持，則 AI 備註可能不會顯示。會議長度過短、未進行轉錄或缺少正確的組織者權限也可能導致此問題。常見的解決方法是檢查使用者的許可證、Teams 會議策略、轉錄設定以及會議是預先安排的還是立即開始的。.

我可以在 Teams 會議進行期間啟用 AI 筆記嗎？

是的，在支援的會議中，組織者或演示者可以在會議期間啟用「主持人」功能。他們通常透過會議控制項中的“更多操作”，然後選擇“啟用主持人”來完成此操作。備註可能需要幾分鐘才能顯示，因為 Teams 需要從會議記錄中取得討論內容才能產生有用的備註。.

Teams 會議結束後，我可以在哪裡找到 AI 會議記錄？

會後，開啟 Teams 中的會議聊天記錄，然後選擇「會議回顧」。根據您的設置，您可能會看到「備註」或「AI 備註」。主持人產生的備註也會顯示在會議聊天記錄和會議備註中。通常情況下，如果會議已轉錄且符合功能要求，會後 AI 備註的效果最佳。.

主持人會議記錄、總結會議記錄和副駕駛會議記錄有什麼不同？

「引導者」主要用於會議期間由人工智慧即時產生的筆記。 「回顧」則是供用戶會後回顧筆記、任務和會議內容。 「Copilot」會議筆記則透過「Copilot」介面，從會議聊天或「回顧」中產生。雖然兩者功能有所重疊，但並非完全相同，因此設定要求可能有所不同。.

Teams 會議需要轉錄功能才能讓 AI 筆記正常運作嗎？

在許多 Teams AI 筆記工作流程中，轉錄至關重要，因為它能為 AI 提供分析素材。 AI 筆記的總結尤其依賴轉錄文本的可用性和會議的轉錄權限。管理員應確認會議策略中允許轉錄，組織者應確保在需要會後筆記時，會議已進行轉錄。.

誰可以在 Teams 中啟用 AI Notes 的引導功能？

通常情況下，組織者或演示者可以透過桌面版或網頁版 Teams 啟用「主持人」功能。行動用戶或許可以查看即時備註，但可能無法自行啟用「主持人」功能。這種角色差異通常可以解釋為什麼有的參與者可以看到備註選項，而有的參與者卻無法啟用。.

如何在 Teams 中獲得更好的 AI 產生的會議記錄？

使用清晰的議程，大聲宣布決策，並明確分配行動事項。盡可能避免互相打斷，並保持會議語言的一致性。 AI 筆記在會議結構清晰的情況下效果最佳。此外，在廣泛分享筆記之前，最好先進行審核。.

Teams中的AI筆記是否夠可靠，可以分享？

AI 筆記雖然有用，但在分享之前仍需核查，尤其是在與客戶或領導者分享時。務必檢查姓名、數字、決策、截止日期和敏感細節。本文提出的實用原則是：將 AI 筆記視為有用的草稿，而非完美的法律或合規記錄。人工審核仍然至關重要。.

參考

1. 微軟支援 - Microsoft Teams 會議主持人 - support.microsoft.com

2. Microsoft Learn - Copilot 會議策略設定 - learn.microsoft.com

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