如何在工作中運用人工智慧【影片與測驗】

簡而言之： 在工作中利用人工智慧進行低風險的起草、總結、組織和分析，同時確保人們對準確性和決策負責。從重複性任務入手，移除敏感訊息，並審查每一份輸出——尤其是在可能影響他人權利、生計、安全或未來的情況下。

問責制：確保由合格人員負責重大決策和最終批准。

隱私：請使用經批准的工具，並在提交任何內容之前刪除機密或可識別身份的資訊。

透明度：在工作場所政策、客戶期望或潛在後果要求時，必須揭露人工智慧的使用情況。

核實：根據原始資料核對事實、所有者、截止日期和假設。

測試：在擴展任何工作流程之前，先測量總時間、所需的修正和使用者影響。

1. 在工作中使用人工智慧涉及哪些方面

在工作中使用人工智慧並不一定意味著取代人或完全自動化一項工作。在大多數工作場所，人工智慧作為 輔助工具的。

你可以把它想像成一個行動迅速、略微有些過度自信的助手。.

它可以幫助你：

• 郵件和文件草稿

• 總結冗長訊息

• 產生想法

• 整理散落的筆記

• 分析基礎數據

• 會議準備

• 建立清單和計劃

• 針對不同受眾重寫內容

• 解釋不熟悉的概念

• 將粗略的想法轉化為可用的東西

人工智慧通常能在幾秒鐘內產生一個不錯的初稿。它可能並不完美——有時過於正式，有時重複，偶爾會自信地闖入樹籬。.

不過，有始有終總比無始容易。.

目標並非讓人工智慧取代你思考，而是減少在低價值摩擦上花費的時間，讓你有更多精力進行判斷、創造、維繫人際關係和做出決策。.

2. 為什麼學習如何在工作中使用人工智慧至關重要

工作中充滿了各種瑣碎的小事，它們耗費的時間遠遠超出其應有的時間。.

一封五分鐘就能寫完的郵件，因為找不到合適的開頭，硬生生拖了二十分鐘。一次會議留下了三頁筆記，卻沒有明確的行動方案。一份報告需要重寫，分別提交給高階領導、客戶和技術團隊。轉眼間，半個下午就這樣過去了。.

人工智慧可以減少將資訊從一種形式轉換為另一種形式所花費的時間。.

例如：

• 筆記會變成摘要

• 摘要將以電子郵件的形式呈現。

• 一封電子郵件變成了簡報大綱

• 一個粗略的想法會變成一個專案計畫。

• 電子表格變成了書面解釋

• 複雜的政策變成了清晰易懂的指南

生產力的提升往往就體現在這裡 。不是那種「人工智慧現在主宰公司」的戲劇性時刻，而是數十項細微的改進。

這有點像清理鞋子裡的石子。一顆石子不算什麼大事，但整天穿著十二顆石子到處走就太荒唐了。.

人工智慧還可以讓專業知識更容易取得。新員工可以詢問不熟悉的術語。管理者可以探索不同的回饋方式。銷售人員可以針對他們還不了解的行業準備好問題。.

如果運用得當，人工智慧可以幫助人們更快達到一個好的開始。.

3. 最適合交給人工智慧完成的工作場所任務

要了解 如何在工作中使用人工智慧， 是將任務分為三類：建立、轉換和分析。

創造

人工智慧可以根據你的指示創建初稿。.

例如：

• 電子郵件

• 提案

• 職位描述

• 議程

• 社群媒體貼文

• 培訓材料

• 客戶回饋

• 簡報大綱

• 面試問題

這裡「初稿」一詞至關重要。人工智慧產生的內容通常應該 在發送、發布或展示之前進行審核。

轉換

這是人工智慧在職場中最強大的應用之一。你只需提供現有信息，然後要求它更改格式、長度、風格或複雜程度。.

例如：

• 縮短冗長報告

• 將筆記轉化為行動項目

• 為客戶重寫技術語言

• 將段落轉換為要點

• 讓資訊聽起來更專業

• 將文字記錄轉換為摘要

• 將內部術語翻譯成清晰易懂的日常語言

轉換任務通常都能順利完成，因為人工智慧有現成的素材可供利用，而不是從零開始創造一切。.

分析

人工智慧還可以幫助識別模式、比較資訊和建構問題結構。.

實際分析任務包括：

• 將客戶回饋歸類為不同主題

• 比較幾種方案

• 識別潛在風險

• 找出計劃中的漏洞

• 列出優缺點

• 提出一些你可能會錯過的問題

• 解釋資料集中的趨勢

• 對支援請求進行分類

然而，人工智慧分析應被視為輔助手段，而非不容置疑的真理。它可能會忽略上下文，或做出看似合理實則完全錯誤的假設。 人工審核 仍是最終的決定權。

4. 對比表：人工智慧在工作上的實際應用方式

工作場所任務	人工智慧能做什麼	提供最佳意見	需要人工審核嗎？	為什麼有效
電子郵件寫作	草擬、縮短、柔化、澄清	收件者、目的、關鍵事實、期望採取的行動	是的	消除空白頁摩擦
會議記錄	總結並提取行動	文字稿或結構化筆記	確實	迅速將討論與決策區分開來
研究計劃	建議問題和主題領域	明確的目標和受眾	是的——事實需要核實。	有助於建構初始框架
專案管理	制定計劃、里程碑和風險	範圍、截止日期、團隊、限制條件	是的	整理分散的訊息
數據解讀	解釋模式和異常情況	乾淨的數據加上業務背景	需要進行嚴格審查	讓數字更容易討論
腦力激盪	提出想法和方案	具體問題與界限	緩和	產出範圍廣，有時效果出乎意料地好。
客戶支援	起草回應並對問題進行分類	客戶留言和公司指南	是的，尤其是一些敏感案件。	加快常規反應
文檔編輯	改進語氣、文法和結構	原文及目標受眾	通常	比逐句編輯快
學習	解釋概念並建立測驗	主題、技能水平、工作場景	輕度至中度	使培訓更具個性化
決策支持	比較選項和表面風險	標準、約束條件、優先權	絕對地	理清思路，但不該替你做決定。

表格清楚地說明了一點：當任務定義明確時，人工智慧的效果最佳。.

「幫我做專案」這個說法太籠統了。.

“為涉及 IT、客戶支援和銷售的小型內部軟體更新創建一個六步啟動清單”，為人工智慧提供具體的操作依據。.

特定的投入產生特定的產出。這不算是什麼革命性的觀點，但卻是事實。

5. 如何寫出更好的AI工作提示

你不需要複雜的提示公式，只需要提供足夠的背景信息，讓AI理解「好」的定義即可。.

一個可靠的工作場所提示通常包含五個要素：

這項任務

請明確說明您的需求。.

例子：

“請撰寫一封電子郵件，解釋發貨延遲的原因。”

背景

解釋發生了什麼事以及這項任務的重要性。.

例子：

“由於庫存問題，供應商將發貨時間推遲了四天。”

觀眾

告訴人工智慧誰會讀取或使用結果。.

例子：

“觀眾是長期客戶，他們已經感到很沮喪。”

所需的語氣或格式

描述答案應該聽起來或看起來是什麼樣的。.

例子：

“請使用冷靜、直接、負責的語氣。字數控制在150字以內。”

所需詳情

列出必須包含的事實。.

例子：

“請註明修改後的發貨日期、退款方式以及客服聯絡資訊。”

綜合起來，提示語變為：

請撰寫一封電子郵件給一位長期客戶，解釋由於供應商庫存問題，其訂單發貨延遲了四天。請使用冷靜、直接、負責的語氣。字數控制在150字以內。郵件中應包含修改後的出貨日期、退款選項以及客服聯絡資訊。

這樣的提示幾乎總是比「寫一封延遲郵件」產生更好的結果。

你也可以要求人工智慧修改它自己的答案：

• 讓這種表達方式更輕鬆。

• 去除重複項

• 添加更清晰的行動號召

• 請為高階主管受眾重寫此文

• 找出所有未經證實的假設

• 請提供三個更強的替代方案。

• 質疑此建議

最後一點尤其重要。人工智慧並不總是需要扮演啦啦隊長的角色。有時候，它應該像個有點煩人的同事，問你：「但如果這個假設是錯的呢？」🧐

6. 如何將人工智慧應用於電子郵件和工作場所溝通

電子郵件通常是最容易入手的方式。.

當你想表達什麼卻找不到合適的措詞時，人工智慧可以幫助你。它還能幫助你避免寫出過於生硬、含糊不清或冗長的訊息。.

實際需求包括：

• 改寫成語氣友善但堅定。

• 盡量簡潔

• 設定明確的截止日期

• 刪除情緒化語言

• 使其適合高層領導。

• 將其轉化為禮貌的後續回复

• 用簡單易懂的方式解釋一下，不要使用專業術語。

• 建立三個郵件主題選項

人工智慧在處理敏感資訊方面尤其方便，但謹慎至關重要。性能問題、投訴、法律糾紛或個人事務不應像普通的營銷文案那樣隨意處理。.

利用人工智慧建構資訊結構，然後逐句檢查。.

問問自己：

• 這個說法準確嗎？

• 聽起來像我嗎？

• 這樣的措詞會不會造成誤解？

• 這種語氣適合這段關係嗎？

• 它是否包含不應該輸入的私人資訊？

• 我可以把我的名字寫在下面嗎？

最後一個問題是最簡單的品質控制測試。如果你猶豫要不要簽字，就不要寄出去。.

7. 利用人工智慧召開能夠產生實際效果的會議

會議會產生大量訊息，但不知何故，卻不一定能帶來多少清晰的結論。.

人工智慧可以在會前、會中和會後提供幫助。.

會前

利用人工智慧：

• 制定議程

• 確定關鍵問題

• 總結背景資訊

• 準備談話要點

• 預測反對意見

• 制定決策框架

一個實用的提示可能是：

“制定一份30分鐘的會議議程，討論客戶入職延遲問題。目標是找出主要瓶頸，確定負責人，並選出本週要採取的兩項行動。”

會後

人工智慧可以將筆記或文字記錄轉換成：

• 關鍵決策

• 行動項目

• 業主

• 截止日期

• 未解決的問題

• 風險

• 後續郵件

不要盲目相信會議記錄。會議記錄可能包含錯誤、發言不清、看似承諾實質玩笑的內容，以及聽起來像玩笑的承諾。.

分享前請先閱讀摘要。.

一個好的做法是讓人工智慧將資訊分成三組：

1. 已確認的決定

2. 建議

3. 未解決的問題

這樣可以防止未經充分討論的建議一夜之間神奇地變成正式政策。.

8. 利用人工智慧進行研究而不製造虛假自信

人工智慧可以幫助你進行研究、組織研究主題並確定值得研究的領域。.

它可以：

• 解釋不熟悉的術語

• 提出研究問題

• 比較概念

• 建議類別

• 擬定大綱

• 總結您提供的信息

• 明確假設

• 建立面試問題

• 突顯缺失的視角

它不應該成為你唯一的真理來源。.

人工智慧可能會產生 不準確的細節、捏造的例子、過時的信息，或聽起來比實際情況更確定的陳述。

對於工作場所研究，人工智慧應用作地圖繪製工具，而不是將其本身作為研究對象。.

一個合理的流程如下：

1. 請人工智慧概述主題。.

2. 找出關鍵的論點。.

3. 使用可信賴的內部或外部資訊核實重要事實。.

4. 請人工智慧整理已驗證的結果。.

5. 審查最終結果的準確性和偏差。.

你也可以引導人工智慧表現出不確定性：

• 這個答案的哪些部分可能不可靠？

• 你做了哪些假設？

• 我該核實哪些事實？

• 哪些資訊會改變這項建議？

• 請給出反對這結論的最有力論點。.

這些提示並不能使人工智慧萬無一失，但它們可以鼓勵更仔細的思考。.

9. 如何將人工智慧應用於數據、報告和電子表格

人工智慧可以使數字更容易理解，尤其對於那些不整天與電子表格打交道的人來說更是如此。.

它可以幫助你：

• 解釋公式

• 建議電子表格結構

• 對資料進行分類

• 總結趨勢

• 將數據轉化為文字評論

• 識別可能的異常情況

• 建立圖表建議

• 報告草稿部分

• 將技術發現轉化為商業語言

例如，與其問：

“這些數據意味著什麼？”

嘗試：

“請查看這份月度銷售表格。找出三個最大的變化，提出可能的解釋，並列出我在得出結論之前應該提出的問題。”

最後那句話很重要。數據很少會自行解釋一切。.

銷售額下降可能源自於需求減少、記錄缺失、季節性因素、價格變動、合約延遲，或是有人不小心把數值貼到了錯誤的欄位中。電子表格看似平靜，但其實暗藏玄機，常常會引發一些小問題。.

絕不要讓 AI 僅根據貼上的資料集做出影響重大的財務、營運或人員配備決策。.

查看：

• 數據是否完整

• 單位是否正確

• 類別是否一致

• 缺失值是否重要

• 人工智慧是否誤解了業務背景

• 相關性是否被當作因果關係來看待

人工智慧可以加快解讀速度，但責任仍然在於人。.

10. 保護機密和敏感資訊🔐

在將工作場所資訊輸入任何人工智慧工具之前， 請先了解您所在組織的規則。

不要以為所有人工智慧平台都獲準處理機密資料。.

敏感資訊可能包括：

• 客戶記錄

• 員工資訊

• 密碼或存取憑證

• 醫療詳情

• 法律文件

• 財務數據

• 未發布的產品計劃

• 內部戰略

• 專有程式碼

• 合約條款

• 個人識別資訊

盡可能刪除可識別個人身分的資訊。.

而不是輸入：

“請為曼徹斯特營運團隊的喬丹史密斯撰寫一份績效評估報告，他錯過了 Acme 合約的最後期限。”

可以使用類似這樣的語句：

“請為一位未能按時完成重要客戶任務的營運員工撰寫一份績效評估。反饋內容應基於事實，具有建設性，並專注於後續步驟。”

匿名化資訊可以降低風險 ，同時也能讓人工智慧幫助建構結構。

此外，也要檢查您的組織是否提供經批准的企業級人工智慧系統。這些工具可能包含更強大的資料控制、存取管理和內部策略。.

為了方便而洩露本應保密的信息，這並非正當理由。那不是創新，那隻是把辦公室的檔案櫃敞開著淋雨而已。.

11. 人工智慧不應做出最終決定的情況

人工智慧可以輔助決策，但有些決策需要 人類從頭到尾承擔責任。

尤其要注意：

• 招聘和解僱

• 員工紀律

• 醫療決策

• 法律諮詢

• 信用或財務審批

• 安全關鍵工作

• 合規性判斷

• 績效評分

• 敏感的客戶糾紛

• 涉及歧視或公平的決定

人工智慧可以幫助總結證據、識別問題或比較各種方案。但在缺乏合格的人工監督的情況下，不應允許它做出最終決定。.

為什麼？因為人工智慧無法像人類那樣理解後果。它可以處理模式，但它不具備責任感、同理心、職業操守或生活背景。.

它也可能 重現 隱藏在範例、歷史資料或提示語措辭方式中的偏見。

一條合理的規則是：

對個人權利、生計、安全或未來影響越大的人工智慧，其控制權就越應該減少。.

這條規則雖然不起眼，但卻行之有效。.

12. 管理者如何引進人工智慧而不引起恐慌

當領導者錯誤地引入人工智慧時，員工通常會聽到這樣一種訊息：

“我們找到了一台可能會取代你的機器。”

即使並非出於此意，含糊不清的溝通也會造成焦慮。.

更好的方法是解釋如下：

• 人工智慧為何被引入

• 它可能支援哪些任務

• 哪些任務仍由人主導？

• 員工可以輸入哪些數據

• 需要進行哪些審查

• 如何報告錯誤

• 如何衡量成功

• 將提供哪些培訓

管理者應該注重 實際案例，而不是空洞的承諾。

例如：

“我們正在使用人工智慧產生常規客戶回覆的初稿。每個回應仍將由客服人員審核。”

這比以下說法更清晰：

“我們正在透過下一代智慧技術改善客戶體驗。”

第二句話聽起來很貴重，但其實幾乎沒有任何意義。.

團隊也應該被允許在安全範圍內進行試驗。實際操作的員工往往能發現最佳用例，因為他們清楚知道哪些流程是重複的、令人沮喪的，並且依賴萬能的電子表格來維繫。.

13. 本週開始的簡單框架

要開始使用人工智慧而不使事情變得過於複雜，請選擇一項低風險的任務。.

第一步：找到一項重複性任務

找一份你每週要做幾次的工作。.

例如：

• 撰寫後續郵件

• 會議總結

• 報告格式設定

• 制定議程

• 重寫內容

• 整理筆記

步驟二：明確有價值的結果

明確成功的標準。.

或許你想縮短起草時間、提高一致性、減少錯誤或製定更清晰的行動計畫。.

步驟 3：建立可重複使用的提示

寫出一份包含任務、背景、受眾、格式和限制的提示。.

把它保存到容易找到的地方。.

步驟 4：檢查所有輸出

核實事實、語氣、隱私和相關性。.

不要把速度和品質混為一談。.

步驟五：改進提示

注意人工智慧出錯的地方。.

添加更清晰的說明。提供範例。消除歧義。要求採用不同的結構。.

步驟 6：測量結果

它節省時間了嗎？品質提高了嗎？它增加了額外的編輯工作嗎？

有些人工智慧工作流程看起來很厲害，但實際上幾乎節省不了什麼時間。而有些則能悄無聲息地每週幫人省去一個小時的挫敗感。.

保留第二種。.

14. 人們在使用職場人工智慧時常犯的錯誤

了解 如何在工作中運用人工智慧 ，也意味著要知道哪些事情不該做。

給予含糊不清的指示

輸入不足，輸出千篇一律。.

新增背景資訊、範例、限制條件和明確的目標。.

相信第一個反應

第一個答案是草稿，不是刻在石頭上的誡命。.

要求修改。.

未經編輯的複製

人工智慧產生的文字聽起來可能很流暢，但內容空洞。添加真實的細節，刪除通用短語，讓它聽起來更像真人寫作。.

共享機密數據

請勿將敏感資訊貼到未經批准的系統中。.

人工智慧應用於一切

有些任務自己完成會更快。.

你不需要一個六段式的AI提示就能寫出「謝謝，我今天會審閱這個」。

在資訊揭露至關重要的情況下，隱藏人工智慧的使用

某些組織、客戶或產業 要求透明度。請遵循相關政策。

將人工智慧輸出視為目標

人工智慧會反映模式和假設，它並非天生中立。.

自動化一個失效的流程

加快糟糕的流程並不能讓它變好。它只會以驚人的速度產生錯誤💨

先優化工作流程，再進行自動化。.

15. 培養持久的AI使用習慣

熟悉工作場所人工智慧的最佳方法是定期將其用於小型、特定的任務。.

先從一兩項可以重複進行的活動開始。.

例如：

• 每週一，利用人工智慧來安排你的工作重點。.

• 會後，將會議記錄轉化為行動事項。.

• 在發送長郵件前，先讓人工智慧幫你縮短郵件長度。.

• 面對抉擇時，詢問對方的假設和反駁理由。.

• 計畫結束後，利用人工智慧整理經驗教訓。.

，準備一個小型 提示庫 。隨著時間的推移，你會逐漸了解哪些提示有效，哪些任務合適，以及在哪些情況下人的判斷最為重要。

你還將學習何時不該使用人工智慧。.

這也是人工智慧素養的一部分。.

目標並非最大限度地利用人工智慧，而是提高工作效率。.

實用的結語

學習 如何使用人工智慧， 主要在於學習如何清晰地分配任務。

人工智慧在撰寫、總結、改編、組織、解釋和探索方面都極具價值。它可以減少重複性工作，幫助你更快地從空白頁面過渡到可行的初稿。.

但它需要界限。.

保護機密資訊。核實重要聲明。審查敏感通信內容。讓人類對重大決策負責。此外，請務必抵制將無人理解的流程自動化的誘惑。.

從小處著手。選擇一個繁瑣但重複性的任務。給人工智慧清晰的指令，檢查結果，並改善流程。.

如果運用得當，人工智慧並不會使工作失去人性化。它反而為那些原本就需要人類參與的工作環節創造了更多空間——例如判斷力、信任、專注力、同理心，以及察覺會議是否完全失控的能力。. 

實際案例：將會議記錄轉化為可靠的行動方案

設想

Maya在一家快速成長的軟體公司負責客戶入職流程。她每週參加三次專案會議，在大家發言時做簡短筆記，之後再將這些筆記整理成後續郵件。.

這項任務雖然重複，但也存在一定的風險。建議的截止日期很容易被誤認為是雙方商定的截止日期，而籠統的建議也可能無意中變成分配給某人的職責。因此，我們的目標並非讓人工智慧來決定發生了什麼，而是利用人工智慧整理筆記，同時由 Maya 在分享摘要之前驗證每項決策、負責人和日期。.

助理需要什麼

Maya 提供：

• 她匿名化的會議記錄或經批准的會議記錄。

• 會議目的

• 與會者名單及其角色

• 所需的輸出格式

• 一條規定指出，缺少的所有者資訊或截止日期必須明確標註，而不是捏造。

• 明確區分已確認的決定、已提出的想法和尚未解決的問題

• 她所在公司認可的機密資訊處理方法

在上傳任何內容之前，她會刪除客戶姓名、個人詳細資料、存取憑證和商業敏感資訊，除非人工智慧系統經過專門批准可以處理這些數據。.

範例說明

請將以下會議紀錄整理成一份簡潔的後續總結。.

請按以下標題組織回覆：

1. 已確認的決定

2. 行動項目

3. 建議

4. 未解決的問題

5. 風險或依賴關係

對於每一項行動事項，請註明任務、負責人和截止日期。如果負責人或截止日期未明確約定，請寫「未確認」。請勿推斷承諾或捏造細節。.

摘要字數控制在350字以內。使用清晰、中立的語言，適合所有與會人員。.

在完成之前，請列出任何含糊不清或需要核實的陳述。

好的輸出與壞的輸出

一個不太明確的行動方案可能會這樣說：

“Sam 將於週五更新入職指南。”

聽起來很清楚，但如果筆記只表明 Sam 可能會審查指南，而沒有約定截止日期，那就不安全了。.

更好的表述是：

“請查看入職指南——擬任負責人：Sam；截止日期：未確定。”

第二個版本保留了不確定性，而不是悄悄地將討論變成承諾。.

如何測試它

Maya 使用先前六次會議的結果建立了一個小型測試集。.

她檢查助理是否：

• 將決定與建議分開

• 準確記錄姓名、日期和截止日期。

• 將缺失資訊標記為未確認

• 避免分配未經雙方同意的任務。

• 包括一些尚未解決的重要問題

• 產生一份其他與會者也能理解的摘要

• 省略了從輸入中移除的機密細節

她也特意添加了一些極端情況：

• 一名參與者開玩笑說要完成一項任務

• 兩人討論所有權問題，但未達成一致意見。

• 有人提到了兩個可能的截止日期。

• 記錄稿將一條評論分配給了錯誤的發言者。

• 會議後期，該決定被推翻。

• 雙方就一項任務達成一致，但未指定負責人。

只有當 Maya 能夠將每個決定和操作追溯到原始筆記時，工作流程才能順利通過。.

結果

結果範例： Maya 在兩週內對六份會議紀錄進行了測試。

她之前手動處理每個會議的文檔平均需要18分鐘。而藉助人工智慧，產生初稿只需約2分鐘，之後檢查編輯平均只需7分鐘。這使得每次會議的總處理時間從18分鐘縮短至9分鐘。.

六次會議的節省金額範例為：

• 先前總計：6 × 18 分鐘 = 108 分鐘

• AI輔助總長度（含複習）：6 × 9分鐘 = 54分鐘

• 節省時間範例：54 分鐘

六份摘要中有五份經初審後符合驗收標準。剩餘一份摘要需要二次審核，因為記錄稿中兩位發言者的描述有混淆。.

這些數據是基於所述測試設定的範例估算值，並非本公司已公佈的結果。樣本量較小，會議的複雜程度可能有所不同，且計算中包含了審核時間，但不包括清理或匿名化記錄所需的時間。.

可能出現什麼問題

助理可以：

• 為一項未指派的任務虛構一個擁有者

• 將建議日期視為已確認的截止日期

• 錯過了一個措辭含糊的決定

• 將評論歸於錯誤的人

• 撰寫一份精煉的摘要，掩蓋不確定性。

• 保留筆記中包含的敏感訊息

• 如果會議範本發生更改，請遵循過時的說明。

最嚴重的錯誤莫過於未經核實就發送摘要。流暢度並不能證明記錄準確無誤。.

因此，瑪雅會將每項行動事項與原始記錄進行比對，向相關人員確認不明確的承諾，並將原始記錄保留以供參考。敏感或有爭議的事項將由專人處理，而不是委託給助理。.

實用要點

人工智慧的價值在於它能將現有資訊轉化為更清晰的結構。它並不會取代負責確認決策的人員。.

安全的工作流程很簡單：提供明確的規則，刪除敏感訊息，要求人工智慧表現出不確定性，用已知範例對其進行測試，並在任何聲稱節省的時間中加入人工審核。.

常問問題

初學者如何安全地在工作中開始使用人工智慧？

先從一項重複性強、風險低的任務入手，例如撰寫後續郵件、總結筆記、建立議程或重新組織現有內容。給人工智慧清晰的指令，然後檢查結果的準確性、語氣、隱私性和相關性。除非貴組織已批准該工具處理敏感數據，否則請勿輸入此類資訊。.

哪些任務最適合利用工作場所人工智慧來實現自動化？

人工智慧在創建初稿、修改現有資訊和組織基礎分析方面表現出色。適用的任務包括重寫文件、提取會議議程、整理回饋、解釋電子表格趨勢以及產生清單。但它不太適合涉及就業、法律事務、安全、財務、醫療保健或公平性等高影響決策。.

如何為工作編寫好的AI提示？

一個有效的職場提示訊息應明確任務、背景、受眾、期望格式和所需細節。與其尋求籠統的幫助，不如描述您需要的具體結果以及任何限制，例如字數或語氣。您也可以透過要求人工智慧刪除重複內容、識別假設或標記需要驗證的資訊來進一步優化回應。.

如何使用人工智慧撰寫電子郵件才能避免聽起來像機器人？

提供郵件原文、郵件目的、您與收件者的關係以及您希望的語氣。讓AI根據特定受眾調整郵件的簡潔性、友善性、堅定性或適當性。發送前，請添加具體細節，刪除通用措辭，並檢查每句話以您的名義發送是否自然流暢。.

應該如何審核人工智慧產生的會議記錄？

將每項決定、行動、負責人和截止日期與原始記錄或已批准的文字記錄進行比對。要求人工智慧區分已確認的決定、已提出的想法和未解決的問題。缺失的資訊應標記為“未確認”，而不是猜測，尤其是在發言者討論可能的負責人或日期但未達成一致意見的情況下。.

人工智慧能否準確分析電子表格和業務數據？

人工智慧可以解釋公式、總結趨勢、識別異常情況，並將數據轉換為文字說明。然而，其解讀取決於數據的準確性和充分的業務背景。在使用人工智慧的輸出結果進行財務、營運或人員配置決策之前，請務必檢查單位、缺失值、類別一致性，以及是否有其他解釋。.

哪些工作場所資訊絕對不該輸入人工智慧系統？

切勿將密碼、存取憑證、客戶記錄、員工資訊、醫療資訊、法律文件、專有代碼、未發布的計劃或敏感財務資料輸入未經授權的系統。盡可能刪除姓名和識別資訊。貴組織的資料策略和經批准的企業工具應決定哪些資訊可以安全處理。.

管理者如何在不引起員工擔憂的情況下將人工智慧引入工作中？

管理者應該解釋引入人工智慧的原因、它將支援哪些任務、哪些環節仍需人工主導，以及如何審核輸出結果。他們還應該明確已批准的數據實踐、培訓、報告流程和成功衡量標準。具體的例子比空泛的轉型或智慧工作流程承諾更能贏得信任。.

在工作中使用人工智慧時最常見的錯誤有哪些？

常見的錯誤包括給予含糊不清的指示、輕信第一反應、未經編輯就複製內容以及洩露機密資訊。人們也可能將不完美的流程自動化，或將人工智慧的輸出視為客觀事實。更好的方法是核實重要資訊、修改不完善的草稿、測試可重複的工作流程，並明確人為責任。.

如何衡量人工智慧工作流程是否節省時間？

衡量整個流程，包括準備輸入、匿名化資訊、檢查輸出和進行修正。將總耗時與先前的工作流程的時間和品質進行比較。有效的 AI 流程應在不造成不可接受的隱私、準確性或問責風險的前提下，減少工作量或提高一致性。.

參考

1. 英國政府—英國政府人工智慧戰略手冊—gov.uk

2. 美國國家標準與技術研究院 - 人工智慧風險管理框架：生成式人工智慧 - nist.gov

3. 英國資訊專員辦公室 - 人工智慧、資料保護與公共部門：人工智慧政策 - ico.org.uk

4. 美國國家經濟研究局 - nber.org

5. 美國平等就業機會委員會 －EEOC 在人工智慧領域扮演什麼角色？ —— eeoc.gov

6. 英國政府通訊服務處 ( GCS) 生成式人工智慧政策 - communications.gov.uk

7. OpenAI——人工智慧建立實用指南——openai.com

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